Mise en contexte

Le module Inventaire/Traçabilité permet de gérer tout ce qui concerne les instruments, les plateaux et les implants ainsi que le processus de décontamination, de désinfection de haut niveau, de montage et d’emballage, et de stérilisation. Ce module est principalement utilisé par les préposés en retraitement des dispositifs médicaux (PRDM) dans les unités de retraitement des dispositifs médicaux (URDM). Ce module communique avec les autres modules en ce qui concerne les cartes de préférences des médecins et la saisie des instruments, des plateaux et des implants.

Écran principal

Le module Inventaire/Traçabilité est le seul module subdivisé en onglets.

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Onglet « Gestion des items »

L’onglet Gestion des items permet la création et la modification des items (instruments, instruments plateaux, fournitures, plateaux, implants et implants plateaux). C’est également dans cet onglet que le gabarit de contenu de plateau est modifié, tant son contenu que la quantité des instruments.

Présentation de l’onglet « Gestion des items »

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	Description	Commentaire

	Description	Commentaire
1	Code d’item	Permettent de rechercher un item à l’aide du code d’item, de la description, de la spécialité ou du type. En inscrivant le code d’item ou la description tels qu’ils sont saisis dans l’inventaire, le détail de l’item s’affiche. Sinon, c’est la fenêtre de recherche qui s’affiche.
2	Description
3	Spécialité
4	Type(s)
5	Icônes et	L’icône permet de rechercher avec les informations inscrites dans les champs de recherche ou d’afficher la fenêtre de recherche. Lorsqu’une recherche est en cours, la navigation se fait parmi les résultats de recherche à l’aide des flèches vertes. L’icône permet d'effacer le contenu des champs de recherche pour effectuer une nouvelle recherche.
6	Détail de l’item	Affiche le détail de l’item lorsqu’un item est affiché. Le code utilisateur du dernier utilisateur ayant modifié l’item s’inscrit automatiquement dans l’entête de la zone en gris pâle.
7	Inventaire	Affiche le détail de l’inventaire disponible, lorsque plusieurs exemplaires d’un même item sont disponibles. Le numéro de série est requis lorsqu’il s’agit d’un plateau ou d'un instrument buriné.
8	Icônes et	Permettent d’ajouter ou de modifier un numéro de série lorsque plusieurs exemplaires d’un même item existent. Lors de la saisie d’un nouveau numéro de série, le bouton Suggérer no. série s’active et propose un numéro de série débutant par le code de l’item, suivi d’une lettre et d’un numéro à 3 chiffres débutant à 001 (ex. IP73998-E001). Ceci est pilotable dans la table Site-Bloc > Paramètres globaux, dans la section Traçabilité. Il est possible de désactiver un numéro de série (ex. lorsqu’un item est retiré ou jeté) en décochant la case Actif.
9	Localisation de l’item	Indique où est entreposé l’item lorsque l’information est disponible. Le pilotage des lieux de distribution se fait dans la table Dépôts et distribution. Les champs Colonne, Niveau et Division sont dédiés au carrousel ou à l’entrepôt. Open
10	Sections Plateaux de l’item ou Gabarit du plateau	Lorsqu’un instrument est sélectionné, le titre de la section est Plateaux de l’item et la section affiche l’ensemble des plateaux où l’item est présent. Lorsqu’un plateau est sélectionné, le titre de la section est Gabarit du plateau et la section affiche le contenu du plateau sélectionné. Le gabarit du plateau affiche le nombre d’items compris dans le plateau. Open

Section « Détail de l’item »

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	Description	Commentaire

	Description	Commentaire
1	Salles	Permet d’ajouter l’item sélectionné automatiquement à une salle lorsqu’une commande de matériel est envoyée. Par exemple, la salle 2 est utilisée exclusivement par les dentistes et du matériel y est requis pour chaque intervention (ex. des poignées stériles pour la lampe). En saisissant un numéro de salle pour l’item Poignées stériles, GIC ajoute automatiquement l’item à la commande de matériel demandé pour l’intervention.
2	IRM Compatible	Indique que l’item est non ferromagnétique, permettant son utilisation dans un environnement d’imagerie par résonance magnétique.
3	Test biologique	Indique que l’item requiert un test biologique, car il y a présence d’un implant plateau à l’intérieur.
4	Photos et Instructions	Donne accès à des photos et à la liste des instruments compris dans l’item, permettant aux PRDM d’avoir une référence lors du montage, et au nouveau personnel d’identifier les instruments. Open
5	Procédure de plateau	Permet d’afficher des informations supplémentaires concernant le montage du plateau présenté. Ce bouton est disponible seulement pour les items où un montage est requis et n’est pas disponible pour les instruments. Open
6	Décontamination	Permet d’indiquer les items qui doivent être décontaminés avant d'être orientés vers une désinfection de haut niveau (DHN) ou vers une stérilisation.
7	DHN	Permet d’identifier les items qui doivent subir une désinfection de haut niveau plutôt qu’une stérilisation (ex. certains endoscopes).
8	Types de stérilisation	Présente le ou les cycles de stérilisation adéquats pour l’item. Open Lors de l’enregistrement d’un lot de stérilisation, un avertissement s’affiche si le cycle sélectionné ne convient pas à un ou à plusieurs items afin d'éviter les bris. GIC se réfère à cette liste pour déterminer quels types de stérilisation sont adéquats pour l’item.
9	Notes de service	Permet d’inscrire des notes internes.

Info : Selon le type de l’item consulté, les boutons Photos et Instructions, Procédure de plateau et Types de stérilisation peuvent s’afficher dans le détail de l’item.

Nomenclature et localisation des items

Le pilotage des lieux de distribution ou de la localisation des items se fait dans la table Dépôts et distribution.

Voici une nomenclature de création des différents codes d’items pour faciliter le processus.
Remarque : Cette nomenclature est une proposition et non une obligation. Chaque établissement est libre d’utiliser la nomenclature qu’il désire. Une fois une nomenclature adoptée, il est important de poursuivre avec celle-ci afin de faciliter autant la création des items que leur recherche.

Nomenclature des implants et des implants plateaux

Remarque : Avant d’ajouter un item, effectuer une recherche pour identifier le dernier code qui a été créé, et suivre les règles de nomenclature ci-haut afin de conserver un inventaire structuré.

Rechercher un item

Il existe deux façons de rechercher un item.

1- Saisir le code d’item ou la description complète.

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• Si le code d’item ou la description complète est connu, saisir l’une ou l’autre de ces informations, puis appuyer sur la touche Entrée. Le détail de l’item s’affiche.

• Si le code d’item ou la description ne correspond à aucun item répertorié, la fenêtre de recherche s’affiche.

2- Cliquer sur l’icône et effectuer la recherche dans la fenêtre qui s’affiche.

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• Pour rechercher un item, saisir des informations de recherche, puis cliquer sur le bouton . Les items s’affichent alors dans la liste du bas de la fenêtre de recherche.

Astuce : Lors d’une recherche, le statut Actif est choisi par défaut. Pour rechercher un item qui a été désactivé, ou lors d’une recherche en cas de problèmes avec un item, il peut être utile de choisir le statut Inactif ou Tous les items, afin d’afficher respectivement seulement les items désactivés ou les items actifs et désactivés.

Créer un item

Déterminer le code d’item

Avant d’ajouter un item, effectuer une recherche pour identifier le dernier code qui a été créé, et suivre les règles de nomenclature pour aider à conserver un inventaire structuré.

Dans le champ Code d’item, saisir les 3 premières lettres de la spécialité ou de la localisation pour laquelle un item doit être ajouté. Sélectionner ensuite Tous les items, puis cliquer sur . Défiler les résultats jusqu’en bas (les résultats sont affichés en ordre alphanumérique). Le dernier item devrait être le dernier code d’item créé si les items sont créés à la suite.

Dans l’exemple ci-dessous, l’item GEN1016 est le dernier item de chirurgie générale créé. Le prochain sera donc GEN1017.

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Créer un instrument

Dans la fenêtre principale, cliquer sur l’icône Nouveau. Saisir les informations suivantes :

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1. *Code d’item : Saisir un nouveau code en se référant aux règles de nomenclature, et à la recherche préalable du dernier code d’item créé. Le code d’item, peu importe le type d’item, n’est plus modifiable après l’enregistrement de l’item.

2. Type : Sélectionner Instrument dans le menu déroulant. Lorsque le type Instrument est sélectionné, les cases Décontamination et DHN s’affichent.

3. *Description : Saisir une courte description de l’instrument.

4. IRM Compatible : Cocher la case si l’instrument est non ferromagnétique, c’est-à-dire qu’il peut être utilisé dans un environnement d’imagerie par résonance magnétique (dans quelques secteurs seulement).

5. Spécialité : Sélectionner la spécialité qui utilise l’instrument, le cas échéant. Ne rien inscrire si aucune spécialité n’y est rattachée.

6. Type d’emballage : Sélectionner le type d’emballage, au besoin.

7. Décontamination et DHN : Cocher ces cases au besoin.

8. Enregistrer à l’aide de l’icône Enregistrer, ce qui permettra ensuite d’inscrire la localisation.

9. Type de stérilisation : Cliquer sur le bouton et sélectionner le type de stérilisation à l’aide de la liste déroulante, puis cocher la case Principal. Ajouter au besoin un autre type de stérilisation en cliquant sur l’icône Nouveau.

10. Proc. montage : Ajouter, au besoin, des détails concernant la procédure de montage.

11. Localisation de l’item : Indiquer la localisation de l’instrument.
    Info : Selon l'établissement, certains champs de cette section sont ou non utilisés (ex. les établissements ayant des carrousels pour les blocs opératoires pourront remplir tous les champs de cette section).

Pour modifier l’instrument, le rechercher, puis cliquer sur l’icône Modifier de la fenêtre principale. Effectuer les modifications, puis enregistrer.

Créer une fourniture

Le type Fourniture est utilisé pour les fournitures provenant du magasin (code chiffré) ou pour le matériel médical non critique, comme des aiguilles, des drains thoraciques, des gants, etc.

Dans la fenêtre principale, cliquer sur l’icône Nouveau. Saisir les informations suivantes :

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1. *Code d’item : Saisir un nouveau code en se référant aux règles de nomenclature, et à la recherche préalable du dernier code d’item créé.

2. Type : Sélectionner Fourniture dans le menu déroulant. Lorsque le type Fourniture est sélectionné, la case Emballage en lot s’affiche.

3. *Description : Saisir une courte description de la fourniture.

4. IRM Compatible : Cocher la case si la fourniture est non ferromagnétique, c’est-à-dire qu’elle peut être utilisée dans un environnement d’imagerie par résonance magnétique (dans quelques secteurs seulement).

5. Spécialité : Sélectionner la spécialité qui utilise la fourniture, le cas échéant. Ne rien inscrire si aucune spécialité n’y est rattachée.

6. Type d’emballage : Sélectionner le type d’emballage, au besoin.

7. Emballage en lot : Cocher la case si un emballage en lot est nécessaire.

8. Enregistrer à l’aide de l’icône Enregistrer, ce qui permettra ensuite d’inscrire la localisation.

9. Type de stérilisation : Cliquer sur le bouton et sélectionner le type de stérilisation à l’aide de la liste déroulante, puis cocher la case Principal. Ajouter au besoin un autre type de stérilisation en cliquant sur l’icône Nouveau.

10. Proc. montage : Ajouter, au besoin, des détails concernant la procédure de montage.

11. Localisation de l’item : Indiquer la localisation de la fourniture.
    Info : Selon l'établissement, certains champs de cette section sont ou non utilisés (ex. les établissements ayant des carrousels pour les blocs opératoires pourront remplir tous les champs de cette section).

Pour modifier la fourniture, la rechercher, puis cliquer sur l’icône Modifier de la fenêtre principale. Effectuer les modifications, puis enregistrer.

Créer un plateau – Plateau monté en stérilisation

Ces plateaux sont montés en stérilisation avec un numéro de série pour le bloc opératoire et hors bloc (traçabilité hors bloc (THB)).

Dans la fenêtre principale, cliquer sur l’icône Nouveau. Saisir les informations suivantes :

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1. *Code d’item : Saisir un nouveau code en se référant aux règles de nomenclature, et à la recherche préalable du dernier code d’item créé.

2. Type : Sélectionner Plateau dans le menu déroulant. Lorsque le type Plateau est sélectionné, les cases Décontamination et DHN s’affichent.

3. *Description : Saisir une courte description du plateau.

4. IRM Compatible : Cocher la case si le plateau est non ferromagnétique, c’est-à-dire qu’il peut être utilisé dans un environnement d’imagerie par résonance magnétique (dans quelques secteurs seulement).

5. Spécialité : Sélectionner la spécialité qui utilise le plateau, le cas échéant. Ne rien inscrire si aucune spécialité n’y est rattachée.

6. Type d’emballage : Sélectionner le type d’emballage, au besoin.

7. Décontamination et DHN : Cocher ces cases au besoin.

8. Enregistrer à l’aide de l’icône Enregistrer, ce qui permettra ensuite d’inscrire la localisation.

9. Type de stérilisation : Cliquer sur le bouton et sélectionner le type de stérilisation à l’aide de la liste déroulante, puis cocher la case Principal. Ajouter au besoin un autre type de stérilisation en cliquant sur l’icône Nouveau.

10. Procédure de plateau : Ajouter, au besoin, des informations supplémentaires concernant le montage du plateau.

11. Localisation de l’item : Indiquer la localisation du plateau.
    Info : Selon l'établissement, certains champs de cette section sont ou non utilisés (ex. les établissements ayant des carrousels pour les blocs opératoires pourront remplir tous les champs de cette section).

12. Photos et Instructions : Ajouter les photos et les instructions facilitant le montage du plateau.

13. Inventaire : Les plateaux portent un numéro de série pour assurer leur traçabilité. Inscrire ce numéro dans le champ No. série s’il en comporte déjà un (ex. lors d’une implantation), ou générer un numéro de série. Pour le générer, cliquer sur l’icône sous la liste des numéros de série en inventaire. Cliquer sur Suggérer no. série, qui proposera un numéro, puis accepter le tout. Cliquer ensuite sur l’icône Enregistrer en haut de la fenêtre. Répéter ces étapes pour ajouter plusieurs exemplaires d’un même plateau.

    Open

    

Compléter ensuite le contenu du plateau : Cliquer sur l’icône , puis inscrire le nom de l’instrument dans le champ Instrument. Des propositions s’affichent alors dans la liste déroulante. Pour saisir deux exemplaires d’un même instrument (ex. une pince), inscrire « 2 » dans le champ Qté requise. Lorsqu’un instrument plateau n’existe pas, GIC crée l’instrument plateau en utilisant la même description que l’instrument du même nom. Il en est de même pour les implants plateaux.
Remarque : Ne pas utiliser les accents.

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Pour modifier le plateau, le rechercher, puis cliquer sur l’icône Modifier de la fenêtre principale. Effectuer les modifications, puis enregistrer.

Carte maîtresse

L’inscription des instruments plateaux, qui se fait de façon automatique lors de l’ajout d’un instrument à un plateau associé à un code de plateau, va générer une carte maîtresse qui pourra être consultée dans l'étape du montage des plateaux.

Les cartes maîtresses sont imprimables, car elles doivent être accessibles en cas de panne informatique afin que l’URDM puisse continuer son processus de stérilisation. Il est donc judicieux de conserver une copie imprimée des cartes maîtresses.
Astuce : Lors de la création d’un nouveau plateau, imprimer la carte maîtresse et l’ajouter aux autres. Une vérification périodique est aussi conseillée.

Pour imprimer la carte maîtresse d’un plateau, rechercher le plateau dans le module Inventaire/Traçabilité, puis se rendre dans le menu Fichier > Imprimer > Carte maîtresse.

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Créer un plateau – Plateau monté par service utilisateur et stérilisé à l’URDM

Ce type de plateau est un plateau utilisé dans un secteur précis (ex. en clinique externe), nettoyé et monté par le personnel du secteur, et envoyé à l’URDM pour stérilisation seulement. Dans cette situation, le plateau doit être créé, mais aucun item n’est à ajouter dans la section Gabarit du plateau.

Dans la fenêtre principale, cliquer sur l’icône Nouveau. Saisir les informations suivantes :

Open

1. *Code d’item : Saisir un nouveau code en se référant aux règles de nomenclature, et à la recherche préalable du dernier code d’item créé.

2. Type : Sélectionner Plateau dans le menu déroulant. Lorsque le type Plateau est sélectionné, les cases Décontamination et DHN s’affichent.

3. *Description : Saisir une courte description du plateau.

4. IRM Compatible : Cocher la case si le plateau est non ferromagnétique, c’est-à-dire qu’il peut être utilisé dans un environnement d’imagerie par résonance magnétique (dans quelques secteurs seulement).

5. Spécialité : Sélectionner la spécialité qui utilise le plateau, le cas échéant. Ne rien inscrire si aucune spécialité n’y est rattachée.

6. Type d’emballage : Sélectionner le type d’emballage.

7. Décontamination et DHN : Cocher ces cases au besoin.

8. Enregistrer à l’aide de l’icône Enregistrer, ce qui permettra ensuite d’inscrire la localisation.

9. Type de stérilisation : Cliquer sur le bouton et sélectionner le type de stérilisation à l’aide de la liste déroulante, puis cocher la case Principal. Ajouter au besoin un autre type de stérilisation en cliquant sur l’icône Nouveau.

10. Localisation de l’item : Indiquer la localisation du plateau.
    Info : Selon l'établissement, certains champs de cette section sont ou non utilisés (ex. les établissements ayant des carrousels pour les blocs opératoires pourront remplir tous les champs de cette section).

11. Inventaire : Les plateaux portent un numéro de série pour assurer leur traçabilité. Inscrire ce numéro dans le champ No. série s’il en comporte déjà un (ex. lors d’une implantation), ou générer un numéro de série. Pour le générer, cliquer sur l’icône sous la liste des numéros de série en inventaire. Cliquer sur Suggérer no. série, qui proposera un numéro, puis accepter le tout. Cliquer ensuite sur l’icône Enregistrer en haut de la fenêtre. Répéter ces étapes pour ajouter plusieurs exemplaires d’un même plateau.

12. Gabarit du plateau : Ne pas ajouter d'item au gabarit. Comme le plateau arrive en stérilisation déjà monté, le PRDM n’aura pas à effectuer le montage, donc n’aura pas à confirmer la présence de chacun des items.
    
    

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Il peut être utile pour le service utilisateur du plateau de créer un code QR afin d’identifier rapidement le plateau à l’aide de son numéro de série. Pour ce faire :

1. Utiliser un générateur de code QR (disponible facilement sur Internet).

2. Repérer le numéro de série du plateau.

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3. Insérer le numéro de série dans le générateur de code QR.

4. Utiliser ce code QR à l’aide d’un lecteur de codes QR pour identifier rapidement le plateau.

Créer un plateau – Plateau emprunté

Dans la fenêtre principale, cliquer sur l’icône Nouveau. Saisir les informations suivantes :

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1. *Code d’item : Saisir un nouveau code en se référant aux règles de nomenclature, et à la recherche préalable du dernier code d’item créé.
   Remarque : Débuter le code d’item par « XXX » permet de faciliter le repérage des plateaux empruntés.

2. Type : Sélectionner Plateau dans le menu déroulant. Lorsque le type Plateau est sélectionné, les cases Décontamination et DHN s’affichent.

3. *Description : Saisir une courte description du plateau.

4. IRM Compatible : Cocher la case si le plateau est non ferromagnétique, c’est-à-dire qu’il peut être utilisé dans un environnement d’imagerie par résonance magnétique (dans quelques secteurs seulement).

5. Spécialité : Sélectionner la spécialité qui utilise le plateau, le cas échéant. Ne rien inscrire si aucune spécialité n’y est rattachée.

6. Type d’emballage : Sélectionner le type d’emballage, au besoin.

7. Décontamination et DHN : Cocher ces cases au besoin.

8. Enregistrer à l’aide de l’icône Enregistrer, ce qui permettra ensuite d’inscrire la localisation.

9. Type de stérilisation : Cliquer sur le bouton et sélectionner le type de stérilisation à l’aide de la liste déroulante, puis cocher la case Principal. Ajouter au besoin un autre type de stérilisation en cliquant sur l’icône Nouveau.

10. Procédure de plateau : Ajouter, au besoin, des informations supplémentaires concernant le montage du plateau.

11. Localisation de l’item : Indiquer la localisation du plateau.
    Info : Selon l'établissement, certains champs de cette section sont ou non utilisés (ex. les établissements ayant des carrousels pour les blocs opératoires pourront remplir tous les champs de cette section).

12. Photos et Instructions : Ajouter les photos et les instructions facilitant le montage du plateau.

13. Inventaire : Les plateaux portent un numéro de série pour assurer leur traçabilité. Inscrire ce numéro dans le champ No. série s’il en comporte déjà un (ex. lors d’une implantation), ou générer un numéro de série. Pour le générer, cliquer sur l’icône sous la liste des numéros de série en inventaire. Cliquer sur Suggérer no. série, qui proposera un numéro, puis accepter le tout. Cliquer ensuite sur l’icône Enregistrer en haut de la fenêtre. Répéter ces étapes pour ajouter plusieurs exemplaires d’un même plateau.
    Remarque : S’assurer que chaque numéro de série débute par le « XXX » du code d’item.

14. Emprunt : Cocher la case Emprunt alors que le numéro de série du plateau emprunté est en surbrillance.

Créer un implant

Le type Implant est utilisé pour les implants stériles qui n’ont pas besoin d'être stérilisés à l’URDM, car ils sont déjà stériles dans leur emballage à la réception de la commande du fournisseur.

Dans la fenêtre principale, cliquer sur l’icône Nouveau. Saisir les informations suivantes :

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1. *Code d’item : Saisir un nouveau code en se référant aux règles de nomenclature, et à la recherche préalable du dernier code d’item créé.

2. Type : Sélectionner Implant dans le menu déroulant. Lorsque le type Implant est sélectionné, les champs No. modèle et Compagnie d’implant s’affichent, tandis que le bouton Type de stérilisation disparaît.

3. *Description : Saisir une courte description de l’implant, ou le nom du produit indiqué sur l’emballage.

4. IRM Compatible : Cocher la case si l’implant est non ferromagnétique, c’est-à-dire qu’il peut être utilisé dans un environnement d’imagerie par résonance magnétique (dans quelques secteurs seulement).

5. Spécialité : Sélectionner la spécialité qui utilise l’implant, le cas échéant. Ne rien inscrire si aucune spécialité n’y est rattachée.

6. Type d’emballage : Comme un implant est par défaut stérile dans son emballage d’origine, il n’est pas nécessaire de choisir un emballage.

7. No. produit : Inscrire le numéro de produit déterminé dans l'établissement par le magasin ou les ressources matérielles.

8. No. modèle : Inscrire le numéro de modèle du produit déterminé par le fabricant.

9. Compagnie d’implant : Sélectionner le nom de la compagnie ayant fabriqué l’implant. Si le fabricant n’est pas présent dans la liste, consulter un pilote pour en faire l’ajout. Pour ajouter une compagnie aux tables, consulter la section sur la table Compagnies du Guide de pilotage.

10. Enregistrer à l’aide de l’icône Enregistrer, ce qui permettra ensuite d’inscrire la localisation.

11. Proc. montage : Ajouter, au besoin, des détails concernant la procédure de montage.

12. Localisation de l’item : Indiquer la localisation de l’implant.
    Info : Selon l'établissement, certains champs de cette section sont ou non utilisés (ex. les établissements ayant des carrousels pour les blocs opératoires pourront remplir tous les champs de cette section).

13. Inventaire : Il n’est pas requis d’inscrire chaque exemplaire de cet implant dans l’onglet Gestion des items. Lors de la saisie des implants dans le module Peropératoire, le numéro de modèle du fabricant doit être numérisé ainsi que le numéro de série.

Pour modifier l’implant, le rechercher, puis cliquer sur l’icône Modifier de la fenêtre principale. Effectuer les modifications, puis enregistrer.

Implant inconnu dans le catalogue des items de GIC lors de la saisie des implants peropératoires

Info : GIC télécharge une fois par jour la mise à jour des catalogues de différentes sources de GTIN (ex. Access GUDID) pour compléter son catalogue des dispositifs médicaux connus. Un GTIN (Global Trade Item Number) est un numéro d’identification unique attribué aux dispositifs médicaux. Lors de l’ajout d’un implant à une intervention, si cet implant ne correspond pas à un item connu dans l’inventaire de GIC, GIC valide parmi ses différentes sources si le GTIN saisi correspond effectivement à un implant répertorié dans ses sources pour faciliter la création de l’implant.

Il peut arriver qu’un nouvel implant soit utilisé et qu’il ne soit pas connu dans le catalogue de GIC. Le système ne bloque alors pas la saisie de l’implant, mais trois situations peuvent survenir :

1. Le numéro de modèle provient d’un GTIN connu dans une source d’information (ex. Access GUDID), mais inconnu dans l’inventaire de GIC
   Lorsque le GTIN correspond à un dispositif médical présent dans l’une des sources d’information utilisées par GIC, la description s’ajoute automatiquement, et le modèle d’implant est créé dans l’inventaire de GIC. L’implant ne s’ajoute pas dans le menu Outils du module > Catalogue d’implants.

2. Le numéro de modèle présente un format adéquat de GTIN, mais n’est pas connu dans ses sources d’information, et est inconnu de l’inventaire de GIC
   Lorsque le GTIN n’est pas connu de l’inventaire de GIC, ni répertorié parmi les sources d’information, mais que le GTIN possède un format adéquat de GTIN, GIC crée le modèle d’implant à l’aide du GTIN, et inscrit « À COMPLÉTER » par défaut dans le champ Description. Il est alors possible de modifier la description, au besoin.
   Le modèle d’implant est ensuite disponible dans l'inventaire de GIC, et est inscrit dans le menu Outils du module > Catalogue d’implants pour que les informations concernant l’implant puissent être complétées.

3. Le numéro de modèle ne présente pas de format de GTIN valide, et est inconnu dans l’inventaire de GIC
   Lorsque le numéro de modèle saisi n’est pas dans un format de GTIN valide et qu’aucune correspondance n’est trouvée dans l’inventaire de GIC, GIC propose la création d’un nouveau modèle d’implant, mais ne préremplit pas les informations de l’implant. Le modèle d’implant est ensuite disponible dans l’inventaire de GIC, mais ne s’inscrit pas dans menu Outils du module > Catalogue d’implants.

Créer un implant plateau

Méthode 1 : Créer un implant plateau dans l’onglet « Gestion des items »

Le type Implant plateau est utilisé pour les implants qui nécessitent une stérilisation à l’URDM. Ils peuvent être ajoutés aux plateaux, être emballés individuellement et avoir un type de stérilisation défini.

Dans la fenêtre principale, cliquer sur l’icône Nouveau. Saisir les informations suivantes :

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1. *Code d’item : Saisir un nouveau code en se référant aux règles de nomenclature, et à la recherche préalable du dernier code d’item créé.

2. Type : Sélectionner Implant plateau dans le menu déroulant. Lorsque le type Implant plateau est sélectionné, la mention Test biologique s’affiche. Les implants plateaux requièrent un processus de stérilisation avec un test biologique.

3. *Description : Saisir une courte description de l’implant plateau.

4. IRM Compatible : Cocher la case si l’implant plateau est non ferromagnétique, c’est-à-dire qu’il peut être utilisé dans un environnement d’imagerie par résonance magnétique (dans quelques secteurs seulement).

5. Spécialité : Sélectionner la spécialité qui utilise l’implant plateau, le cas échéant. Ne rien inscrire si aucune spécialité n’y est rattachée.

6. No. produit : Inscrire le numéro de produit déterminé dans l'établissement par le magasin ou les ressources matérielles.

7. Type d’emballage : Inscrire au besoin le type d’emballage.

8. Enregistrer à l’aide de l’icône Enregistrer, ce qui permettra ensuite d’inscrire la localisation.

9. Type de stérilisation : Cliquer sur le bouton et sélectionner le type de stérilisation à l’aide de la liste déroulante, puis cocher la case Principal. Ajouter au besoin un autre type de stérilisation en cliquant sur l’icône Nouveau.

10. Photos et Instructions : Ajouter, au besoin, des photos et des instructions.

11. Proc. montage : Ajouter, au besoin, des détails concernant la procédure de montage.

12. Localisation de l’item : Indiquer la localisation de l’implant plateau.
    Info : Selon l'établissement, certains champs de cette section sont ou non utilisés (ex. les établissements ayant des carrousels pour les blocs opératoires pourront remplir tous les champs de cette section).

Pour modifier l’implant plateau, le rechercher, puis cliquer sur l'icône Modifier de la fenêtre principale. Effectuer les modifications, puis enregistrer.

Info : La pastille rouge associée à la note Test biologique s’affiche aussi pour un item de type Plateau qui contient un ou plusieurs items de type Implant plateau dans son gabarit.

Méthode 2 : Créer un implant plateau à partir d’un implant lors de l’ajout à un plateau

Lors de la création d’un plateau, il est possible d’ajouter un implant à l’intérieur (identifié comme « IM + chiffres »). Automatiquement, le système crée cet item sous le type Implant plateau, ayant pour code d’item « IP + chiffres ». Le code d’item se crée automatiquement selon le prochain code d’item disponible. À partir de ce moment, l’implant plateau est enregistré dans l’inventaire comme un implant plateau (IP + chiffres) en plus de l’implant (IM + chiffres).

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Créer un endoscope

Endoscope seul requérant une désinfection de haut niveau

Pour créer un endoscope requérant une DHN :

1. Créer l’endoscope en tant qu’instrument (se référer au besoin à la section Créer un instrument).

2. Cocher les cases Décontamination et DHN.

3. Ajouter le numéro de série.

Lorsqu’un utilisateur procède à la décontamination ou à la DHN, le numéro de série est requis pour identifier l’endoscope et procéder à son retraitement.

Endoscope faisant partie d’un plateau requérant une désinfection de haut niveau

Pour créer un endoscope qui fait partie d’un plateau requérant une DHN :

1. Créer l’endoscope en tant qu’instrument (se référer au besoin à la section Créer un instrument) sans cocher les cases Décontamination et DHN. Ne pas inscrire de numéro de série.

2. Créer un plateau et cocher les cases Décontamination et DHN. Ne pas ajouter de type de stérilisation.

3. Ajouter l’endoscope au contenu du plateau.

4. Ajouter le numéro de série de l’endoscope comme numéro de série du plateau.

Lorsqu’un utilisateur procède à la décontamination, puis à la DHN, le numéro de série inscrit pour le plateau est requis pour identifier l’endoscope et procéder à son retraitement.

Endoscope requérant une stérilisation terminale

Pour créer un endoscope requérant une stérilisation terminale, il doit être inclus dans un plateau et passer par la décontamination, puis par l’onglet Montage des plateaux.

1. Créer tous les items (bouchon, test chimique, etc.) qui seront présents dans le plateau de l’endoscope, ainsi que l’endoscope en tant qu’instrument.

2. Créer un plateau qui comporte les items requis, dont l’endoscope, et cocher la case Décontamination.

3. Ajouter un type de stérilisation compatible avec l’endoscope et les autres instruments du plateau.

4. Ajouter le numéro de série de l’endoscope comme numéro de série du plateau.

Lorsqu’un utilisateur procède à la décontamination, puis à stérilisation de l’endoscope, le montage du plateau est requis.

Modifier les photos

Le bouton Modifier les photos est accessible dans la fenêtre Photos et Instructions.

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Ce bouton affiche une nouvelle fenêtre qui permet de faire la gestion des photos, soit d'en ajouter, d'en retirer, de les renommer ou de changer leur ordre de présentation. Pour ajouter des photos, cliquer sur . Cliquer sur pour en supprimer. Pour modifier l’ordre de présentation des photos, effectuer un glisser-déposer à partir de la colonne Ordre, puis déplacer l'élément à la position désirée.

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L’ajout de photos se fait à l’aide de l’explorateur Windows. Les photos doivent être en format .jpg, .jpeg ou .bmp.

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Pour ajouter du contenu au format texte (ex. des consignes provenant d’un document PDF), il faut copier le texte dans la zone de texte dans la partie gauche de la fenêtre Photos et Instructions, ou bien enregistrer le contenu en format image (.jpg, .jpeg ou .bmp) à l’aide d’une impression d'écran puis les ajouter dans la partie de droite.

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Cliquer sur OK pour enregistrer, ou sur Annuler pour annuler les modifications.

Ajouter un item à un plateau

Pour ajouter un item à un plateau, cliquer sur l’icône Ajouter un item au plateau (F4), puis saisir la description de l’item dans le champ Instrument. Au fil de la saisie, des choix s’affichent en liste déroulante. Saisir ensuite la quantité désirée.

Lorsque la description de l’item et la quantité sont saisis, les choix Instrument plateau et Implant Plateau s’activent. S’il s’agit d’un item répertorié autrement, les champs du même nom sont disponibles pour saisie, selon s’il s’agit d’un instrument ou d'un implant.

• Si l’option Implant Plateau est sélectionnée, un test biologique durant la procédure de stérilisation est requis.

• Si l’item est déjà identifié comme « Instrument plateau » ou « Implant Plateau », le type est déjà sélectionné, et il n’est pas possible de le modifier.

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Dans l’exemple ci-dessus, l’item est identifié comme un implant, donc n’est pas identifié comme un instrument plateau ni comme un implant plateau, d’où la sélection à faire. En sélectionnant Implant Plateau, un test biologique est requis. Une pastille rouge s’affiche dans le détail du plateau, et l’item s’affiche en caractères rouges et gras.

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Notion d'IRM Compatible

Les items identifiés compatibles avec l’IRM sont des items qui ne contiennent pas d’objets ferromagnétiques, et qui peuvent donc être utilisés dans un secteur d’imagerie par résonance magnétique, dans certains établissements. Ils sont identifiés « IRM Compatible » dans le détail de l’item.

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Précautions à prendre :

• Identifier les items qui sont compatibles ou pas avec l’IRM dans la phase de pilotage ou de création d’items.

• S’assurer que seuls les dispositifs médicaux compatibles avec l’IRM sont ajoutés au plateau identifié comme IRM Compatible.

• Valider la notion d’IRM Compatible lors des modifications d’items dans un plateau (lors d’un remplacement d’item, par exemple).

• Utiliser le détecteur ferromagnétique pour tous les nouveaux dispositifs médicaux ajoutés au gabarit du plateau identifié comme IRM Compatible.

Ajouter un item à un plateau IRM Compatible

Lors de l’ajout d’un item au contenu d’un plateau IRM Compatible dans l’onglet Gestion des items, une confirmation que l’item est effectivement non ferromagnétique est demandée.

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• Si le test fait avec le détecteur d’objets ferromagnétiques est concluant, cocher la case, puis cliquer sur Valider.

• Si l’item est ferromagnétique, cliquer sur Annuler et n’ajouter pas l’item au plateau.

Info : Cette validation est demandée à l’ajout de tout item à un plateau IRM Compatible, que l’item soit identifié ou non comme IRM Compatible.

Emballer des instruments et monter des plateaux IRM Compatibles

Emballer un item IRM Compatible

Lors de l’emballage d’un item, la ligne sera colorée en vert s’il s’agit d’un item IRM Compatible.

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Lorsque la saisie des items est terminée, cliquer sur le bouton Terminer emballage. Une confirmation que le détecteur ferromagnétique a été utilisé et que l’item est exempt de métaux ferromagnétiques est demandée. Si tel est le cas, cocher la case et cliquer sur Valider.

Monter un plateau IRM Compatible

À la suite de la saisie du numéro de série ou du code d’item, une confirmation que le détecteur ferromagnétique a été utilisé et que l’item est exempt de métaux ferromagnétiques est demandée. Si tel est le cas, cocher la case et cliquer sur Valider.

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Le contenu du plateau s’affiche à l’écran. La mention « IRM Compatible » s’affiche en vert dans le haut de la fenêtre, à droite de l’identification du plateau. Terminer le montage du plateau tel que décrit dans la section sur l’onglet Montage des plateaux.

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Remarque : Il est à noter qu’en cas de remplacement d’un item par un autre à l’aide du bouton Remplacé par, la sélection de l’item sera limitée exclusivement aux instruments plateaux et aux implants plateaux identifiés comme IRM Compatibles. Seuls ces items s’afficheront dans la liste de recherche.

Onglet « Gestion des interventions »

Cet onglet permet de gérer les interventions et les cartes de préférences d’un médecin pour une intervention donnée, à la manière d’une recette de cuisine, où les ingrédients sont les items requis pour la chirurgie.

Écran principal

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Par défaut, le système se positionne sur la première intervention de la liste. Il est ensuite possible de se déplacer d’une carte de préférences à l’autre à l’aide des flèches vertes dans le haut de la fenêtre.

À gauche se trouvent les informations concernant l’intervention visée par cette carte de préférences, dont le code d'intervention, qui correspond ici au code de la carte de préférences. À droite se trouve le contenu de la carte de préférences, soit les items qui sont requis pour l'intervention.

Section « Informations sur l’intervention »

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	Description	Commentaire

	Description	Commentaire
1	Code d’intervention	Correspond au code de la carte de préférences. C’est ce code qui sera utilisé pour ajouter la carte de préférences à une réquisition. L’utilisateur peut faire une recherche à l’aide de la touche F4. Open
2	Code médecin	Présente le numéro de pratique du médecin et le nom du médecin pour qui est créée cette carte de préférences.
3	Description	Présente la description ou le nom de l’intervention.
4	Site	Correspond au site où cette carte a été créée. Il ne peut être modifié ni transféré dans un autre site.
5	Civière	Correspond au type de civière requise.
6	Spécialité	Permet d’inscrire la spécialité associée à cette intervention.
7	Code autre	Remarque : Ce champ n’est plus utilisé.
8	Financement MSSS	Remarque : Ce champ n’est plus utilisé.
9	Séquence	Remarque : Ces boutons ne sont plus utilisés.

Section « Copie »

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La section Copie permet de copier les informations de l’intervention actuelle vers une autre intervention, en copiant soit son détail, soit son contenu, soit les deux. Cette option est utile, par exemple, pour copier les cartes de préférences d’autres médecins lors de l’arrivée d’un nouveau médecin. Lorsque la copie d’une intervention est faite à l’arrivée d’un nouveau médecin, le contenu pourra être modifié au besoin pour correspondre aux préférences du médecin.

Info : Il n’est pas obligatoire de préalablement créer l’intervention avant d’effectuer une copie. La copie créera la nouvelle intervention.

Nomenclature des codes d’intervention

Pour faciliter la création, la duplication et la recherche par code d’intervention, une nomenclature est proposée. Elle n’est pas obligatoire.
Info : Le code ne peut avoir plus de 7 caractères (lettres et chiffres).

Remarque : Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, cette nomenclature est recommandée car elle facilite la création, la duplication et la recherche par code d’intervention. Également, lors de l’arrivée d’un nouveau médecin, plutôt que de créer un nouveau code unique pour une intervention également réalisée par d’autres médecins, il suffira de copier une intervention et d’inscrire la lettre suivante à la suite du code. Comme les codes d’intervention sont listés par ordre alphanumérique, cela permet de regrouper toutes les interventions du même nom, facilitant le repérage de celles-ci.

Voici la nomenclature proposée pour les spécialités principales :