Requête opératoire électronique
Mise en contexte
La requête opératoire électronique est saisie directement dans GIC par le médecin, ce qui élimine un intermédiaire, réduit le risque de pertes d’informations, favorise une meilleure saisie des informations obligatoires et évite les erreurs de transcription des informations de la requête papier à la requête informatique.
Les accès sont disponibles pour l’ensemble des médecins ayant le droit d'opérer.
Lorsqu’une requête opératoire est remplie, elle sera déposée automatiquement dans la boîte de dépôt du module Liste d’attente pour un traitement par la personne responsable de la planification.
La requête opératoire électronique est très similaire à la version papier de la requête opératoire, puisque les mêmes informations sont requises.
Info : La saisie de la requête se fait via la solution GIC, disponible en session locale ou sur le Bureau virtuel de l’intervenant (BVI) pour les établissements l’utilisant.
Pour obtenir de l’assistance avec la connexion au BVI, communiquer avec le Centre d’assistance informatique de l'établissement.
Rechercher un usager
Dans le module Liste d’attente, selon les accès paramétrés du système, le médecin voit sa liste d’attente seulement, ou la liste d’attente de l’ensemble de sa spécialité s’il est un chef de spécialité. Pour saisir une requête opératoire électronique, cliquer sur l’icône 
La fenêtre de recherche des usagers s’affiche. Pour en savoir plus sur le détail d’une recherche dans le module de recherche des usagers, consulter la page Usager – Données démographiques.
Sélectionner l’installation de recherche. Par défaut, le site en cours est inscrit.
Rechercher l’usager en utilisant l’une des deux méthodes suivantes :
Inscrire le numéro de dossier du site ou le numéro d’assurance maladie de la RAMQ. Cliquer sur l’icône
Rechercher ou appuyer sur la touche Entrée.
Inscrire deux informations parmi le nom, le prénom et la date de naissance. Cliquer sur l’icône
Sélectionner l’usager dans les résultats.
Valider l’identité de l’usager sélectionné à l’aide des informations de la section Démographie.
Consulter la liste des réquisitions et des annulations pour connaître la présence de requêtes opératoires en attente ou annulées, possiblement pour la même chirurgie.
Cliquer sur Sélectionner pour passer à la saisie de la requête opératoire électronique.
Usager inexistant
Si aucun résultat ne s’affiche ou que l’usager ne fait pas partie des résultats de recherche, voici les étapes à suivre :
Confirmer l’exactitude des paramètres de recherche.
Répéter la recherche à l’aide d’autres paramètres.
Effectuer la recherche dans un autre site.
Si cela ne fonctionne toujours pas, il se peut que l’usager n’existe pas dans le site ou l'établissement.
De façon exceptionnelle, il est possible de créer la requête opératoire électronique quand même, mais les informations nominatives de l’usager doivent être saisies manuellement. Pour ce faire, cliquer sur l’icône 
Cette fenêtre s’affiche pour saisir manuellement les informations de l’usager.
Remarque : Si le numéro d’assurance maladie de l’usager n’est pas disponible, inscrire « INCONNU », car l’information est obligatoire. La personne responsable de la planification devra l’ajouter ensuite.
Saisir une requête opératoire électronique
Description | Commentaire | |
|---|---|---|
| 1 | Chirurgien | Permet de sélectionner le chirurgien qui dépose la demande. Par défaut, il s’agit du médecin qui saisit la requête. |
| 2 | Informations nominatives de l’usager | Permet de valider les informations nominatives une nouvelle fois pour s’assurer que la requête est remplie pour le bon usager.
|
| 3 | Hôpital | Permet de sélectionner le site où la requête sera déposée. Si un autre site de chirurgie est possible (ex. plateau technique disponible plus rapidement), il est possible d’inscrire du texte dans la case Autres sites. Ce sera une note pour la personne responsable de la planification. Il est possible de déposer une requête opératoire dans un autre site, même si l’usager n’a pas de dossier dans ce site. La personne responsable de la planification devra ajouter un numéro de dossier une fois la requête créée. En attendant, la mention « N/D » s’affichera plutôt qu’un numéro de dossier. |
| 4 | Trajectoire postop | Permet d’indiquer la trajectoire prévue, à savoir si l’usager passera par la chirurgie d’un jour, s’il sera hospitalisé en postopératoire ou s’il s’agit d’un cas externe sans chirurgie d’un jour. |
| 5 | Unité spécifique | Permet d’indiquer si l’usager aura besoin de soins spécifiques en postopératoire. |
| 6 | Couverture de soins | Permet d’indiquer s’il y a des particularités concernant la couverture de soins. Dans la plupart des cas, il n’y a rien à saisir. |
| 7 | Durée de séjour prévue | Permet de saisir le nombre de jours d’hospitalisation prévus en postopératoire. |
| 8 | Médecin assistant | Permet d’indiquer si un médecin est prévu pour assister le chirurgien. Les résidents ne doivent pas être indiqués ici. |
| 9 | Intervention de nature oncologique | Permet de sélectionner l'un des choix suivants :
|
| 10 | Diagnostic | Permet de sélectionner le diagnostic à l’aide de la touche F4 ou en effectuant un double-clic dans la case.  Par défaut, la case Afficher uniquement les diagnostics réalisés par […] est cochée, signifiant que seuls les diagnostics les plus fréquemment rencontrés par le médecin remplissant la requête sont affichés. Il est possible de trouver le diagnostic dans la liste, ou en effectuant une recherche par description. Si le diagnostic n’est pas présent, il est possible de décocher la case Afficher uniquement les diagnostics réalisés par […] pour avoir accès à davantage de diagnostics. Si le diagnostic n’est pas présent, il est possible de le saisir manuellement.  Remarque : La liste des diagnostics est une liste pilotée par l'établissement afin de représenter le plus fidèlement la réalité chirurgicale du milieu. Afin qu’elle réponde aux besoins réels du milieu, contacter les pilotes cliniques pour toute suggestion d’ajustement. |
| 11 | Interventions | Permet de sélectionner l’intervention à l’aide de la touche F4 ou en effectuant un double-clic dans la case.  Par défaut, la case Afficher uniquement les interventions réalisés par […] est cochée, signifiant que seules les interventions les plus fréquemment réalisées par le médecin remplissant la requête sont affichées. Il est possible de trouver l’intervention dans la liste, ou en effectuant une recherche par code ou par description. Si l’intervention n’est pas présente, il est possible de décocher la case Afficher uniquement les interventions réalisés par […] pour avoir accès à davantage d’interventions. Les interventions s’affichent en ordre décroissant de la fréquence de réalisation, c’est-à-dire de la plus fréquente à la moins fréquente. Contrairement au diagnostic, il n’est pas possible de saisir manuellement le nom d’une intervention, car chaque intervention est rattachée à un code d’intervention ministériel. Sélectionner ensuite la localisation (droit, gauche, bilatéral, central), la technique (ex. laparoscopie, laparotomie, robot, laser) et les précisions au besoin. Si l’intervention n’est pas présente dans la liste malgré une recherche complète, dans le champ Description, rechercher et ajouter Autre comme intervention, puis détailler l’intervention dans le champ Particularité. Remarque : La liste des interventions est une liste pilotée par l'établissement afin de représenter le plus fidèlement la réalité chirurgicale du milieu. Afin qu’elle réponde aux besoins réels du milieu, contacter les pilotes cliniques pour toute suggestion d’ajustement. |
| 12 | Icône d’ajout d’intervention | Permet d'ajouter l’intervention sélectionnée. Plus d’une intervention peut être ajoutée au besoin (ex. si plusieurs seront réalisées durant la même chirurgie). |
| 13 | Priorité | Permet d’indiquer la priorité opératoire parmi les suivantes :
Info : Pour le CHU de Québec-Université Laval, pour les demandes au CIC, la priorité d’attente doit obligatoirement être Élective, et non Urgence. |
| 14 | Date suggérée | Permet d'inscrire une date suggérée. Celle-ci diffère de la date prévue que l’on voit dans la réquisition. La date suggérée est une proposition faite à la personne responsable de la planification, qu’il n’est peut-être pas possible de respecter en raison de différents facteurs. Cette date s’affiche sur la requête opératoire imprimée, mais ne se reporte pas dans la réquisition. La date suggérée est visible dans le tableau des requêtes opératoires à valider par la personne responsable de la planification.  Lorsque la date d’intervention est définie, si celle-ci diffère de la date suggérée, la date suggérée est biffée, mais reste disponible sur la requête la plus à jour.  |
| 15 | Durée | Permet d’inscrire la durée prévue de la chirurgie en fonction de la complexité du cas et des antécédents de santé de l’usager. Elle correspond au temps opératoire requis, soit du début de l’intervention jusqu'à la fin de l’intervention. Elle ne comprend pas la préparation et le postopératoire. |
| 16 | Durée de séjour préop | Permet d’indiquer le nombre de jours pour lesquels l’usager doit être hospitalisé avant sa chirurgie. |
| 17 | Non-disponibilité | Permet d'inscrire la période d’indisponibilité ainsi que la raison. Une non-disponibilité est une période plus ou moins longue durant laquelle un usager est indisponible pour une chirurgie pour raison médicale (ex. attendre la fin d’un traitement) ou personnelle (ex. voyage prévu, attendre la fin de l’année scolaire). Remarque : Il n’est pas possible d’inscrire une période de non-disponibilité lorsqu’une priorité d’attente Urgence est saisie. Seules les réquisitions à priorité d’attente Élective permettent l’inscription d’une période de non-disponibilité. |
| 18 | Anesthésie suggérée | Permet d’indiquer le type d’anesthésie suggérée pour cette chirurgie. |
| 19 | Position | Permet d’indiquer la position dans laquelle l’usager doit être sur la table. Sélectionner l’intervention à l’aide de la touche F4 ou en effectuant un double-clic dans la case. Cette information aide le personnel en salle d’opération à positionner l’usager adéquatement le jour de la chirurgie.  |
| 20 | Indice hémorragique | Permet d’indiquer si un typage ou un dépistage de groupe sanguin est requis, et si des culots sanguins doivent être mis en réserve pour cet usager.
Pour en savoir davantage, consulter le Guide destiné aux médecins pour le consentement à la transfusion disponible en version électronique. |
| 21 | Instrumentation spécifique / Implants | Permet de préciser, au besoin, le matériel particulier nécessaire. |
| 22 | Antécédents/Particularités | Permet de préciser les antécédents de l’usager ainsi que ses particularités. Par exemple, si l’usager souffre d’apnée du sommeil, il sera pertinent de préciser s’il est appareillé ou non, et s’il aura besoin d’une saturométrie en postopératoire à l'étage. |
| 23 | Ordonnances pharmaceutiques préopératoires | Permet de sélectionner la ou les ordonnances pharmaceutiques préopératoires à l’aide de la liste déroulante et des cases à cocher.  Au besoin, inscrire manuellement les ordonnances dans la case de saisie.  |
| 24 | Exam./prél. suppl. à OC-MED-058 | Permet de sélectionner les consultations ou les examens préopératoires requis à l’aide de la liste déroulante et des cases à cocher.  Au besoin, inscrire manuellement les prescriptions de consultations et d’examens dans la case de saisie.  |
| 25 | Allergies | Permet d’inscrire les allergies connues de l’usager. Les inscrire manuellement, ou les sélectionner à l’aide de la touche F4 ou en effectuant un double-clic dans la case. Il n’est pas possible de sélectionner plusieurs allergies à la fois, mais il est possible de rapidement les ajouter en répétant l’opération d’ajout. |
| 26 | Commentaires | Permet, au besoin, d’ajouter un commentaire. |
| 27 | Bouton Signer et déposer la requête | Une fois que tous les champs obligatoires de la requête opératoire électronique sont remplis, le bouton Signer et déposer la requête n’est plus grisé.  |
Info : Il est à noter que la procédure de saisie d’une requête opératoire est la même pour un résident. Il doit cependant s’assurer de sélectionner le nom du chirurgien responsable de l’intervention.
Précision sur l’ajout d'un médecin assistant
Au moment de remplir la requête opératoire électronique, il est possible d’ajouter le médecin assistant dans le champ prévu à cet effet. Son nom s’affiche également dans la réquisition, une fois celle-ci basculée en liste d’attente.
Le nom du médecin assistant s’affiche également sur la requête opératoire.
L’intervention s’affiche également dans le calendrier du médecin assistant afin qu’il sache qu’il a une intervention prévue.
Requête opératoire nouvellement soumise
Consulter une requête
Une fois la requête opératoire électronique déposée, celle-ci est disponible dans la boîte de dépôt en cliquant sur l’icône 
Boîte de dépôt du module Urgence
Boîte de dépôt du module Liste d’attente
La liste des requêtes opératoires en attente de traitement et de bascule dans la liste d’attente par la personne responsable de la planification s’affiche. Le statut Nouveau s’affiche au bout de la ligne.
Modifier une requête
Pour modifier la requête opératoire, cliquer sur l’icône 
Il est également possible de consulter la requête opératoire électronique sans effectuer de modifications en cliquant sur l’icône 
La requête opératoire s’affiche alors formatée comme une requête opératoire version papier.
Verrouiller une requête
Le verrouillage d'une requête signifie que cette requête n’est pas accessible pour traitement par la personne responsable de la planification. Elle ne peut donc pas être basculée dans la liste d’attente, ni modifiée. Elle reste cependant visible.
Cette action permet d’empêcher la modification d’une requête par une autre personne et qu’elle se retrouve dans la liste d’attente. La requête doit être déverrouillée avant d'être traitée.
Pour verrouiller une requête, effectuer un clic droit sur la requête à verrouiller, puis sélectionner Verrouiller la requête opératoire. Le statut passe de Nouveau à Verrouillé.
Déverrouiller une requête verrouillée
Pour déverrouiller une requête, il suffit de la modifier.
Effectuer un double-clic sur la requête désirée ou cliquer sur l’icône
Modifier à droite de la ligne pour ouvrir la fenêtre de modification.
Une fois les modifications apportées, enregistrer les modifications. Le statut passe automatiquement de Verrouillé à Nouveau.
Annuler une requête
Pour annuler une requête opératoire avant son traitement par la personne responsable de la planification, effectuer un clic droit sur la requête, puis sélectionner Annuler la requête opératoire.
Requête déjà dans la liste d’attente
Modifier une requête
Pour effectuer une modification à une requête opératoire dans la liste d’attente, contacter la clinique préopératoire afin de transmettre les informations de nature administrative à la personne responsable de la planification, ou les informations de nature clinique (ex. ordonnance, modification à l’intervention) à l’infirmière. Pour ce faire, utiliser un formulaire d’ordonnance ou de prescription en premier lieu ou une ordonnance téléphonique en deuxième lieu.
Important : Aucune modification ne devrait être faite sur une requête opératoire imprimée.
Mise en garde en lien avec l’impression de requêtes
Pour les besoins du processus opératoire, il peut être nécessaire d’imprimer une copie de la requête opératoire. Si plusieurs exemplaires sont disponibles, la version la plus à jour devrait être utilisée. L’impression des requêtes devrait être limitée pour éviter des erreurs en lien avec des informations qui pourraient diverger d’une version de requête à une autre.
La date et l’heure des dernières modifications sont visibles sur la requête modifiée.
Consulter une requête
Pour consulter une requête opératoire, se rendre dans le module Liste d’attente, puis effectuer un double-clic sur le dossier de l’usager à consulter. La fenêtre de saisie d’une réquisition s’affiche alors. Dans le coin supérieur droit, cliquer sur l’icône 
La mention « Version originale » ou la mention « Version modifiée », suivie de la date et de l’heure de modification ainsi que le nom de l’intervenant ayant modifié la requête s’affiche.
Version originale :
Version modifiée :
Info : Les modifications apportées aux informations suivantes d'une requête opératoire créent une nouvelle version modifiée de cette requête :
Trajectoire postop
Unité spécifique (soins requis)
Durée de séjour prévue
Diagnostic
Interventions (localisation, technique, particularité)
Validation non-oncologique, procédure diagnostique et demande oncologique
Priorité d’attente
Date confirmée
Durée de séjour préop
Anesthésie suggérée
Imprimer une requête
Lors de la consultation d'une requête opératoire, il est possible de l'imprimer en cliquant sur l’icône 
Remarques :
Il est recommandé de limiter l’impression des requêtes, car plusieurs versions de celles-ci peuvent circuler. Toujours s’assurer de conserver la version la plus récente seulement et de mettre les autres au recyclage.
Les notes inscrites manuellement sur une requête imprimée ne sont pas numérisées au dossier électronique de l’usager. Seule la version électronique provenant de GIC, dans sa version la plus récente, sera envoyée au dossier électronique de l’usager.
Il n’est pas possible d’ajouter d'ordonnances préopératoires (pharmacologiques, examens, prélèvements ou consultations) sur une requête opératoire imprimée. Le médecin doit procéder de la façon habituelle pour effectuer une ordonnance, à l’aide des formulaires d’ordonnance.
Consentement opératoire
Le consentement opératoire devra être signé par le chirurgien et l’usager sur la feuille prévue à cet effet par l'établissement.
Dépôt au dossier électronique de l’usager
La requête opératoire est déposée automatiquement au dossier électronique de l’usager dès que la personne responsable de la planification bascule la réquisition dans la liste d’attente. Elle est mise à jour automatiquement en fonction des données provenant de GIC.